ادارة السجلات والارشيف الجاري والوسيط
وتيسيرا
للأداء الانجع لمهام المسؤولين والارشيفين المتمثلة في وصف، حفظ وشروط التخزين وإجراءات
وأنظمة الارشفة بمختلف اشكالها. سنستعرض
عليكم اهم الطرق والمعايير الدولية والعالمية التي تضمن التسيير الأفضل للوثيقة
باختلاف اشكالها واعمارها. وذلك لما لها من وقع في إرصاء قواعد ودعائم الإدارة
الراشدة لوثائق الأرشيف الجاري والوسيط والنهائي.
v
المعايير الخاصة بإدارة الأرشيف الجاري والوسيط
المعايير الخاصة بإدارة الأرشيف الجاري والوسيط
v وصف الوثائق الارشيفية (الأرشيف النهائي)
v الأرشفة الإلكترونية
v تغليف وثائق المحفوظات الورقية
v الاستعانة بمصادر خارجية للمحفوظات
عندما يتعلق الأمر بإدارة دورة
حياة الوثيقة – إدارة الوثائق الإدارية او الارشفة – هناك أمور هامة تأتي في الحسبان
مثل: الوصف والتخزين و والتغليف و حفظ الوثائق،
والأرشفة الإثباتية، وتشغيل نظام الأرشفة الإلكتروني (SEA) ....
وعلى صعيد التنفيذ، فإن الاعتماد على معايير الدولية له
إيجابيات كثيرة:
البساطة لإيجاد
الوثائق من خلال توحيد طرق الوصف الوثائقي.
- الثقة المستخدمين أو العملاء في الأرشيفيين وخدمات
الأرشيف، ويضمن سلامة المستندات المحفوظة في المصالح الارشيف.
وهناك عدة
منظمات تعمل على توحيد إجراءات تنظيم وتسيير الوثائق الادارية وعملية الارشفة. ففي
فرنسا، تعمل جمعية التقييس الفرنسية (AFNOR) على وضع
معايير خاصة بالأرشفة. وعلى الصعيد الدولي توجد المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) والمجلس الدولي للمحفوظات (ICA).
10معايير رئيسية فيما يخص ادارة الارشيف الجاري والوسيط
v
معايير إدارة الأرشيف الجاري والوسيط:(نشرت من طرف المنظمة الدولية للمقاييس ISO)
1)
إيزو 15489-1 و إيزو 15489-2. السنة: 2001
هذه المعايير الدولية موجه للذين وكلت لهم مسؤولية إدارة
وحفظ الوثائق الارشيفية في العمر الأول والثاني، وتتضمن أدلة لتنظيم وإدارة
الوثائق الأرشيفية. والغرض منها هو ضمان إنشاء الوثائق وأرشفتها وتنظيمها بطريقة عضوية
سليمة". انظر أن إيزو 15489-1 قيد المراجعة حاليا.
وهناك معايير أخرى مثل : ايزو/ISO 23081-1 .وايزو/ISO 23081-2 (ميتاداتا).
ايزو/ISO TR 26122 (تحليل الاجراءات). ايزو/ISO 16175-1.ايزو/ISO 16175-2 و ايزو/ISO 16175-3
(السجلات الإلكترونية).
2)
ايزو/ 30300، ايزو/ 30301 وايزو/ 30302. السنة: 2011 إلى
2014
وتهتم سلسلة
المعايير ايزو/ISO 30300 بتجديد
مبادئ نظم إدارة الوثائق ((SGDA. معايير ايزو/ISO 30300 وايزو/ISO 30301 أصدرا
في عام 2011. وفي عام 2014(لجنة توحيد/التقييس 11 (CN11) المسؤولة عن ضبط إجراءات تسيير الوثائق الإدارية. قامت بنشر
أحدث معيار (في الوقت الحاضر) من سلسلة المعايير الإعلانية الخاصة بإدارة الأرشيف
الجاري والوسيط (RM)وهو معيار ايزو/ISO 30302. حالة كل حالة.
I. ايزو/ISO 30300 "يحدد الشروط والتعاريف التي تنطبق على معايير نظم
إدارة الوثائق SGDA ". انظر موقع ايزو/ISO.
II. معيار ايزو/ISO 30301 يحدد أهداف نظم إدارة الوثائق (مبادئ، مهام الإدارة ...).
III. وأخيرا، فإن معيار ايزو/ISO 30302 قائمة الوثائق التي سيتم تطويرها من أجل جودة سير العمل في نظام إدارة
الوثائق SGDA.
ونتج عن هذا المعيار ظهور نوع جديد من الأرشيفيينManagers
Record بمعنى اخصائي إدارة الأرشيف
الجاري والوسيط.
v
المعايير الخاصة بالوصف الارشيفي ويتعلق الامر بالأرشيف
النهائي (صدرت عن المجلس
الدولي للأرشيف ICA):
1)
التقنين الدولي للوصف الارشيفي ISAD) G): الطبعة
الثانية. مدريد: المجلس الدولي للأرشيف، 2000
هو معيار عام ودولي يتيح هذا المعيار الخطوط الاسترشادية
الخاصة بوصف المتكاملات الارشيفية والاجزاء المكونة لها. والهدف منه توحيد إجراءات
الوصف لتسهيل عمليات التبادل.
2)
المعيار الدولي لوصف الوظائف ISDF: السنة
2008:
يحدد هذا المعيار نوع المعلومات التي يمكن ادراجها في ما يتعلق بالوصف
الوظائف الخاصة بمنشئ الوثائق. كما يتيح الخطوط الاسترشادية المعنية بكيفية
استخدام وصف الوظائف في اطار نظام المعلومات الارشيفي.
3) المعيار ا لدولي لضبط الاستنادي الارشيفي للكيانات
الاعتبارية والأشخاص والعائلاتCPF (ISAAR):
يتيح الخطوط الاسترشادية المعنية بتحديد المعلومات الخاصة بكل الكيانات
والأشخاص والعائلات المرتبطة بالمادة الارشيفية من منشىء وحافظ وجامع .
4) المعيار الدولي لوصف الجهات المعنية بحفظ المقتنيات
الارشيفيةISDIAH:
يتيح هذا المعيار القواعد
العامة لتوحيد وصف الجهات المعنية بحفظ مقتنيات الارشيف، الهدف هو اتاحة الخطوط
الاسترشادية العملية الخاصة بوصف الجهات المعنية بحفظ المقتنيات الارشيفية
والاتصال بها وإتاحة مقتنياتها وخدماتها بالإضافة الى اعداد قائمة بالجهات المعنية
بالحفظ والاحصائيات الخاصة بها على المستويات الإقليمية والدولية. وقد يستعمل في
وصف الهيئات الاعتبارية الخاصة بحفظ الأرشيف.
v
. التعبئة والتغليف الوثائق الأرشيفية الورقية
5)
ايزو 16245. السنة: 2009 : المعيار الدولي ايزو 16245 "يحدد شروط العلب
والحافظات المواد التغليف والحزم (الورق والورق المقوى) المعدة للاستخدام والحفظ على المدى الطويل الوثائق الأرشيفية
". نوعين من العلب متطابقة: مربع ايزو 16245-A و ايزو 16245-B .
6)
معيار NF Z 40-014 السنة: 2011 : "يصف خصائص الورق والكرتون المستخدمة لحفظ على المدى
الطويل ".
7)
معيار NF Z 40-012. السنة: 2011 يحدد المعيار المتطلبات المتعلقة "بالمواد البلاستيكية
المستخدمة للتغليف طويل المدى للورق والوثائق، وأيضا نقلها وعرضها وايصالها".
v الأرشيف الالكتروني:
1)
معيار NF
Z 42-013. السنة: 1999، المنقحة في عام 2009
هو معيار فرنسي (أفنور)
الذي يحدد العديد من التدابير التقنية والتنظيمية حول أداء نظام الأرشفة الإلكترونية
(SEA). ويؤكد هذا المعيار الاسترشادي على إمكانية تتبع جميع العمليات حول
SAE (تسجيل وتخزين
واسترجاع الوثائق الإلكترونية داخل SEA ...). والهدف من ذلك هو ضمان سلامة الوثائق،
وبعبارة أخرى الأرشفة الإلكترونية، التي قد تكون لأغراض الإثبات.
2)
معيار 19005-1. السنة: 2005:
هو المعيار
الدولي الذي يحدد تنسيق PDF/ A-1 كتنسيق ملف للوثائق الإلكترونية الموضوعة فيSEA للإبقاء
على المدى الطويل. هذا النسق هو وفي /اصيل للوثيقة الأصلية (الصورة والخط وحجم الكتابة
على سبيل المثال)، مما يجعل من الممكن اطلاع على وثيقة دون تثبيت البرنامج الذي تم
إنشاؤه على الجهاز. تمت مراجعة هذا المعيار
في عام 2011 (إيزو 19005-2 بPDF / A-2) وفي عام
2012 (إيزو 19005-3 بPDF/ A-3).
المراجع المعتمدة:
-
التقنين الدولي
للوصف الارشيفيISADG الطبعة الثانية. مدريد
المجل الدولي للأرشيف. 2000.
-
المعيار الدولي لوصف الوظائف ط1 المجلس الدولي للارشيف،2008
-
المعيار الدولي لوصف الهيئات المعنية بالحفظ المقتنيات الارشيفية، ط1 2007
هل يوجد معيار خاص بعملية تقييم الوثائق؟ وما هو مفهوم تقييم الوثائق؟
ردحذف